+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Дата во входящих и исходящих документов

Дата во входящих и исходящих документов

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Обработка документов.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Пунктом Установлено также, что организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:. Согласно предписаниям Инструкции прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации.

Организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.

Регистрация документов — это запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки. Установлено, что регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. При этом документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки. Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации.

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, определен согласно приложению 5 к Инструкции, он небольшой и включает в себя:. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации осуществляется централизованно в службе ДОУ. Децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и др. Согласно пункту Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка РКК на бумажном носителе или в автоматизированной системе ДОУ, представляющая собой совокупность регистрационно-учетных сведений о документе, по форме согласно приложению 6 к Инструкции:.

В свою очередь, правила заполнения основных реквизитов РКК определены согласно приложению 7 к Инструкции:. Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется. При регистрации поступившего документа записывается наименование организации - автора документа.

При регистрации исходящего документа записывается наименование организации-корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации.

Заполняется при регистрации входящего документа. Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-получателем; переносятся из регистрационного штампа входящих документов. Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-автором; переносятся с входящего или исходящего документа. Проставляется дата число, месяц, год , к которой документ должен быть исполнен. При регистрации исходящего инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа. Проставляется индекс дела, в которое помещен документ после исполнения в соответствии с номенклатурой дел.

Порядок расположения дополнительных реквизитов на карточке определяется организацией. Из РКК формируются справочные и контрольные картотеки и или автоматизированные базы банки данных, с помощью которых осуществляются справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения.

Количество экземпляров РКК на бумажном носителе, заполняемой на документ, определяется числом справочных и контрольных картотек. Ж урнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота до документов в год. Журналы регистрации документов ведутся по формам согласно приложениям 8 и 9 к Инструкции.

Примерная форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов. Установлено, что решение о выборе формы регистрации документов в организации карточной или журнальной закрепляется в локальном правовом акте. Следует помнить, что п ри регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение.

Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и тому подобным, а также другими поисковыми признаками.

Окончание см. Главная Сакратар. Реквизиты Пояснения к заполнению 1 2 Название вида документа Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа.

При регистрации писем графа не заполняется Автор корреспондент При регистрации поступившего документа записывается наименование организации - автора документа. Допускается применение сокращенного наименования организации Дата и индекс поступления Заполняется при регистрации входящего документа. Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-получателем; переносятся из регистрационного штампа входящих документов Дата и индекс документа Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-автором; переносятся с входящего или исходящего документа Заголовок краткое содержание Переносится заголовок, сформулированный на документе Резолюция или кому направлен документ Переносится текст резолюции руководителя Срок исполнения Проставляется дата число, месяц, год , к которой документ должен быть исполнен.

Дата поступления и индекс документа Корреспондент, дата и индекс поступившего документа Краткое содержание Резолюция или кому направлен документ Расписка в получении Отметка об исполнении 1 2 3 4 5 6. Дата и индекс документа Корреспондент Краткое содержание документа Отметка об исполнении документа 1 2 3 4. Последнее: Выплата премий по итогам работы за год Уголовный кодекс поблажки коррупционерам не даст Административно-территориальное устройство Республики Беларусь. Проблемы и перспективы изменения Изъятие земельных участков с незавершенными строительством капитальными строениями Прекращение права частной собственности на земельные участки в силу их неосвоения.

Кратко записываются решение вопроса по существу, дата и индекс документа-ответа.

Регистрация входящих документов

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки. Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов — всех страниц письма и приложений при их наличии.

Организация работы с документами

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале.

Пунктом Установлено также, что организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:. Согласно предписаниям Инструкции прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации.

Разместить вакансию.

Регистрация документов. Экспертиза ценности документов.

Какую дату письма писать во входящих - дату подписания или дату отправки?

Поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно службой документационного обеспечения управления: канцелярией, общим отделом и др. Обработка входящей корреспонденции осуществляется, как правило, в день поступления; в первую очередь обработке подлежат телеграммы. До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются правильность ее доставки по адресу на конверте и целостность упаковки. В случаях повреждениякорреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией отсылается отправителю, второй — остается в канцелярии. Документы на машинных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.

Активировать демодоступ. Расскажем, сколько хранятся входящие и исходящие документы в компании.

Сроки хранения исходящей и входящей корреспонденции

Данная схема охватывает самый длинный из возможных маршрутов корреспонденции, который включает создание письма-ответа на базе его проекта. Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции. Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде. Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов. То есть если пользователь введен в Систему с ролью "Сотрудник канцелярии", он сможет создавать входящие письма. Если входящее письмо пришло к Вам в электронном виде, Система позволяет создать новый документ "Входящее письмо" с помощью простого перетаскивания электронного письма из папки "Входящие" в папку "На регистрацию". Система автоматически создаст новое входящее письмо.

Обработка документов

.

Для создания нового документа Карточка входящего письма Заполните обязательные поля "Корреспондент", "Индекс документа", "Дата создания" в​.

Регистрация документов

.

Обработка входящих и исходящих документов

.

.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. nupeders79

    Уважение к вашему каналу. Грузовики ломают дороги? А у нас асфальт есть ? или это дорожное покрытие. Пускай научиться делать дороги а потом всё спихивают на грузовики. Автодор воры!

  2. Симон

    Тарас, можете рассказать о Договоре Подряда!